お役立ちコラム?column
オークションで取引相手と連絡するメールのテンプレート
オークションに出品して取り引きを成立させるために欠かせないのが、取り引き相手となる落札者との連絡です。この連絡の仕方を間違えると取り引きがうまく完了しないだけでなく、トラブルに発展する恐れもあります。
そこで今回はオークションで取り引き相手と連絡をする際に使用できるテンプレートをご紹介したいと思います。
落札者への最初の連絡について
オークションが終了したら、まずは落札者に対して最初の連絡をしましょう。最初の連絡で取り引きに必要な情報が何かを明確にして、もれなく返事をもらうことが大切です。同時に落札のお礼も忘れずに記載します。
具体的なメールの文例を以下でご紹介します。
最初に送るメールのテンプレート
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（落札者のID）様
このたびは落札いただき、ありがとうございました。
出品者の（オークションID）こと、（出品者氏名）と申します。
短い間ですがお取り引き終了までよろしくお願い申し上げます。
早速ですが以下情報についてお知らせください。
- お名前
- 商品送付先の郵便番号と住所
- お電話番号
- ご希望の発送方法（オークション出品時に複数の方法を提示している場合のみ）※1
- ご入金方法（オークション出品時に複数の方法を提示している場合のみ） ※2
- ご入金予定日 ※3
※1 提示した発送方法がひとつの場合は、その方法をあらためて明記しておく
（例）発送方法については○○のみとさせていただいておりますのでご了承ください。
※2 提示した入金方法がひとつの場合は、その方法をあらためて明記しておく
（例）ご入金方法については○○のみとさせていただいておりますのでご了承ください。
※3 送料別で出品し、宅配便を利用する場合は発送する地域によって金額が異なるので、上記情報をもらってから伝えします。一方で入金してもらう額が確定している場合は、下記のように本メール上に明示しておきます
最後にご入金額の確認です。
○○円
以上となります。お手数をおかけしますがご連絡のほど、よろしくお願い申し上げます。
（出品者の氏名）※4
（出品者の住所と電話番号）※4
※4 落札者の個人情報を提供してもらうので、こちら側の情報も提示しましょう
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入金催促に関する連絡について
落札者からの入金がない場合、すぐに取り引きを終了させる前に、一度入金を催促しましょう。そのテンプレートもご案内します。
入金を催促する際のメールのテンプレート
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（落札者氏名）様
こんにちは、（出品者氏名）です。
先日落札いただきました（オークションIDとオークションの商品名）について、まだご入金が確認できていないのでご連絡させていただきました。すでに商品の発送準備は整っておりますので、ご入金が確認でき次第すぐに発送させていただきます。
なお、本メールと行き違いでお支払いいただいた場合は、なにとぞご容赦ください。
お忙しいところ恐縮ではございますが、よろしくお願い申し上げます。
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もし1度の催促で入金が確認できない場合は、期限を提示して、期限が過ぎた場合は落札を取り消すことを伝えます。ただし文章は常に丁寧な言葉を選び、高圧的な印象にならないように注意しましょう。
商品発送の連絡について
商品発送が完了したら、その連絡をすることで落札者も安心します。その連絡のテンプレートもご紹介しておきます。
商品発送後に送るメールのテンプレート
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（落札者氏名）様
こんにちは、（出品者氏名）です。
先日落札いただきました商品の発送が完了しましたのでお知らせします。
今回は○○宅急便にてお送りさせていただきました。
以下、伝票番号と配達確認用のURLです。
□伝票番号（伝票番号を記載）※1
□配達追跡確認URL（サービスのURLを記載してあげると親切です）
※1
では商品到着まで今しばらくお待ちください。このたびはありがとうございました。
※1配達追跡のないサービスを利用している場合は、発送した日付、場所のみを記載しましょう
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連絡がスムーズにいくと気持ちのよい取り引きができます。オークションを利用する際は今回ご紹介したテンプレートを参考にしてください。